Entgeltabrechnung als elektronisches Dokument zulässig

Nach § 108 Absatz 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgebende verpflichtet, Arbeitnehmenden bei der Entgeltzahlung eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese gesetzliche Pflicht wird auch dadurch erfüllt, dass die Abrechnung in elektronischer Form zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach eingestellt wird (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 28. Januar 2025, Aktenzeichen 9 AZR 48/24).

Im zugrunde liegenden Fall war die Klägerin als Verkäuferin bei der Beklagten beschäftigt. Auf Grundlage einer Konzernbetriebsvereinbarung wurde ein digitales Mitarbeitendenpostfach eingeführt, welches insbesondere Entgeltabrechnungen beinhaltete und den Beschäftigten ermöglichte über einen passwortgeschützten Online-Zugriff die Daten abzurufen. Sofern es den Beschäftigten nicht möglich ist über ein privates Endgerät auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zuzugreifen, hatte die Arbeitgeberin es zu ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Ab März 2022 wurden Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt.

Dem widersprach die Klägerin und verlangte, ihr weiterhin Abrechnungen in Papierform zu übersenden. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen (LAG) gab ihr Recht und argumentierte, dass es sich bei Entgeltabrechnungen um zugangsbedürftige Erklärungen handle und ein digitales Mitarbeitendenpostfach nur dann als geeigneter Empfangskanal gelte, wenn die Empfänger es ausdrücklich für den Geschäftsverkehr bestimmt haben – was hier nicht der Fall gewesen sei. Das BAG hob diese Entscheidung auf und verwies die Sache zurück an das LAG.

Das Gericht stellte klar, dass Arbeitgebende die in § 108 Absatz 1 Satz 1 GewO geforderte Textform grundsätzlich auch dann wahren, wenn sie die Entgeltabrechnungen in ein digitales Mitarbeitendenpostfach einstellen. Es handle sich bei der Abrechnung des Arbeitsentgelts um eine Holschuld. Arbeitgebende genügen ihrer Verpflichtung bereits dadurch, dass sie die Abrechnung in einer elektronischen

Ausgabestelle zur Verfügung bereitstellen – sie tragen also nicht das Risiko des tatsächlichen Online-Zugriffs bei Arbeitnehmenden. Eine elektronische Bereitstellung in Textform ist demnach grundsätzlich zulässig, sofern die berechtigten Interessen der Arbeitnehmenden gewahrt bleiben, insbesondere bei fehlendem privaten Internetzugang. Ob die digitale Lösung in den Zuständigkeitsbereich des Konzernbetriebsrats fiel, konnte bislang jedoch nicht abschließend festgestellt werden. Aus diesem Grund wurde der Fall an das LAG zurückverwiesen.

Die Entscheidung verdeutlicht, dass die Digitalisierung betrieblicher Prozesse wie der Entgeltabrechnung mit den gesetzlichen Vorgaben vereinbar ist, wenn Transparenz und Zugänglichkeit für alle Beschäftigten gewährleistet sind. Ein genereller Anspruch auf Abrechnungen in Papierform besteht nicht – es sei denn, die digitale Lösung ist unzumutbar oder nicht zugänglich.