??? Führungsfokus Erfahrung und Know-how systematisch nutzen Wissen speichern, verwalten, nutzen und weitergeben ist für effiziente Abläufe und eine gelungene Kommunikation in den Verwaltungen unerlässlich. Dennoch erfährt Wissensmanagement nicht die nötige Aufmerksamkeit. Führungskräfte im öffentlichen Dienst sollten eine strukturierte Wissensweitergabe zum Standard machen. Behörden sind Wissensspeicher. Doch mit der Digitalisierung weichen klassische Handakten zunehmend digitalen Speichern. Dabei wird oft übersehen, dass ein erheblicher Teil des Wissens in den Köpfen der Mitarbeitenden steckt. Dieses Erfahrungswissen gilt es zu erfassen, zu dokumentieren und systematisch zu bewahren. Fehlendes Wissensmanagement führt dazu, dass bei Personalwechseln wertvolle Informationen verloren gehen, Prozesse ineffizient werden und die Fehlerquote steigt. Eine strukturierte Dokumentation und gezielte Ablage helfen, Wissen langfristig zu sichern und neuen Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Dazu gehört unter anderem die Erfassung von Projektbeschreibungen und deren Evaluationen, Arbeitsprozessen, genutzten Tools und Softwarelösungen, relevanten Dokumenten und Vorlagen sowie wichtigen Ansprechpartnern und Netzwerken. Ebenso essenziell sind Informationen zu Kommunikationswegen, regelmäßigen Meetings, Entscheidungsprozessen, Genehmigungen und potenziellen Stolpersteinen im Arbeitsalltag. Ein durchdachtes Wissensmanagement sorgt dafür, dass Behörden effizient arbeiten und wertvolle Erfahrungen nicht verloren gehen. Wissen teilen – Effizienz steigern Der Austausch von Wissen und Informationen ist entscheidend für mehr Effizienz, weniger Fehler sowie höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Führungskräfte sollten gezielt steuern, wer welche Informationen wann und in welcher Form benötigt. Nur wenn Mitarbeitende alle relevanten Daten zur Verfügung haben, können sie ihre Aufgaben effizient erledigen. Wichtige Fragen lauten: Wo sind relevante Informationen strukturiert abrufbar? Wie lässt sich eine Kultur des offenen Wissenstransfers fördern? Regelmäßige, auch fachübergreifende Meetings oder Knowledge-Sharing-Sessions bieten sich als wirksame Maßnahmen an. Eine positive Lernkultur unterstützt zudem die Reflexion von Erfahrungen und hilft, Fehler in Zukunft zu vermeiden. Moderne Technologien erleichtern den strukturierten Austausch von Wissen. Digitale Wissensdatenbanken, Intranets, Wikis und Dokumentenmanagementsysteme dienen als zentrale Anlaufstellen. Cloud-Technologien ermöglichen zudem einen flexiblen, standortunabhängigen Zugriff. Durch standardisierte Prozesse, Leitfäden und Checklisten lassen sich Abläufe effizient vereinheitlichen. Eine zentrale Dokumentation wichtiger Entscheidungen, Erfahrungen und Prozesse minimiert den Wissensverlust bei Übergaben im Projektmanagement und bei Aufgabenwechseln. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass auch Personalwechsel strukturiert erfolgen – etwa durch klare Leitfäden und Checklisten. Zudem muss für den Wissenstransfer ausreichend Zeit eingeplant werden, um Stress und Fehler durch hastige Übergaben zu vermeiden. Für den Fall, dass eine Übergabe aufgrund plötzlicher Ausfälle – etwa durch Krankheit oder Kündigung – nicht möglich ist, sollten Mitarbeitende frühzeitig dazu angehalten werden, ihr Wissen regelmäßig zu dokumentieren. So lassen sich Störungen im Arbeitsablauf vermeiden. Wissensmanagement schafft Servicequalität Erfahrene Mitarbeitende spielen eine Schlüsselrolle beim Wissenstransfer: Sie sollten ihr Know-how gezielt an neue oder weniger erfahrene Kolleginnen und Kollegen weitergeben, etwa durch Mentoring-Programme, Schulungen oder interne Weiterbildungen. Führungskräfte können zudem einen Wissensmanagement-Verantwortlichen benennen, der oder die sicherstellt, dass Prozesse eingehalten, Informationen aktualisiert und die Mitarbeitenden motiviert werden, aktiv Wissen zu teilen. Die Führungskraft spielt eine zentrale Rolle bei der Koordination des Wissensmanagements. Sie sorgt dafür, dass die gewählten Strategien nicht nur implementiert, sondern auch kontinuierlich gefördert werden. Entscheidend ist, dass Wissen systematisch dokumentiert, gespeichert und transparent gemacht wird. Nur so können die Mitarbeitenden einer Verwaltung dauerhaft eine hohe Servicequalität gewährleisten – ohne große Einschränkungen. Daniela Kuzu Foto: Colourbox.de FACHKRÄFTE 34 INTERN dbb magazin | Mai 2025
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